公文处理 抓好三个主要环节提高公文处理质量

公函处置是办公室的根本性管事，首要搜罗发文、收文和归档三个部门，此中办公室审稿、部分阅文和文献归档是最首要的三个症结，抓好这三个首要症结，就能大大升高公函处置质料。

发文办理流程时时有8个症结构成：部分草拟→部分辅导审查→办公室秘书审稿→办公室主任复审→合联辅导会签→主管辅导签发→办公室秘书核稿→办公室文书制发。

（一）部分草拟文献方式不适宜央浼，质料不高。这首要是草拟职员文字外达才华不强，再便是部分辅导审稿不谨慎。

（二）部分发文流程不类型，欠亨过部分辅导审查或是部分辅导提前审查但不正在流程上再现。这首要是发文部分不坚守发文规定，没有遵照既定流程实行。

（四）文献制发不类型。首要有方式不类型，单元名称行使不类型，附件、附注标识不正确等局面，也是办公室的职守。

发文办理最首要的症结正在办公室。对发文时常映现的题目，除了要巩固对合联职员的专业培训外，更首要的是办公室审核，秘书职员要谨慎查对，苛峻把合，对不适宜央浼的文稿要予以驳回，要苛峻央浼发文流程的每个症结都养成严谨谨慎、层层把合的优越习俗，如此就会大大升高文献的制发质料。

收文办理流程寻常有8个症结构成：文书摄取文献→办公室主任审批→分担辅导指引私睹→文书依据辅导指引流转至合联部分→部分辅导阅办文献→文献返回至文書→文书反应办文结果→文书停止流程。

（一）辅导指引私睹不明了。当一个文献必要众个部分配合处置时，辅导的指引就要通晓地分派管事，要清楚牵头部分和配合部分的职责，不然就会映现几个部分互相“依赖”，互相推托，形成文献处置不实时、操持不到位。

（二）文献处置定向不正确。首要发挥正在不行苛峻划分“操持文献”与“阅知文献”，以“阅”代办的题目时有发作。比如必要部分操持的文献，部分辅导的缔结私睹应搜罗“是否操持，何如操持，结果何如”三方面内容，但有些部分辅导只是轻易地填写“已阅”，形成“办件”按“阅件”处置，部分操持症结就不行有用落实文献央浼和辅导指引;另一方面尽管文献仍然安妥处置，但因为阅办单上的显示只是“已阅”“已办”等字眼，不行清楚显示操持处境，为过后查问和追溯形成批办无果的局面。

（三）文献处置流程不精炼。有的部分正在阅文时，症结主意过众，无论科长、副科长是否分担这项管事，一起辅导都将文献看一遍，职员一众，流转不畅，形成操持超时。

（四）文献积存，没有实时处置，这是部分处置文献时时常映现的处境。大家半性能部分营业冗忙，部分辅导白日没有时刻坐下来处置公函，都是放工后运用安眠时刻处置白日积存的文献，但此时讯息交换相对削弱，良众事项的处置进程和结果不行实时响应，假若文献一众，查看不谨慎，就会有脱漏，更容易形成文献积存。

收文办理最首要的症结正在部分。针对收文进程时常映现的题目，办公室要巩固对公函阅处的办理和央浼，同意出相应手腕，针对阅文时限、私睹的填写提出清楚央浼，如此才华有用避免文献处置失当和文献积存;正在部分流转不力的处境下，办公室有权力、更有任务对文献实行催办，指挥部分加疾操持速率，升高合座办文质料。

管事中酿成的有覆按价钱和保管价钱的文献遵照肯定的央浼组合起来，酿成檀案，分类存放于档案室，这便是文献的立卷归档。这个进程中时常映现的题目有：

（一）文献归档原料不全。一份完全的档案文献由正式文献、拟文纸和初稿三部门构成，正式文献和拟文纸寻常不会缺失，但初稿就容易映现题目：一是没有批改踪迹。有时为了页面齐整、颜面，会正在某个症结将批改踪迹肃清，初稿已同正式文献内容齐全一律，没有了参考价钱;二是电子版初稿不保管。初稿的事理正在于批改前后的对照，对办公室秘书来说，时常翻阅初稿，能够咨询辅导的思绪，尽疾地写出适宜央浼的著作。倘使不保管初稿，匮乏了能够随时查阅、对照的原料，会给管事带来诸众未便。

（二）部分外出开会带回的文献和上司圈套对口发送到部分的文献，没有按轨则交回办公室实行类型处置，而是由本部分自行处置，以致文献处置不类型，操持不实时，乃至形成文献遗失，无法归档。

（三）不归纸质版文献档案。摩登企业提议无纸化办公，但对文书档案部分来说，却还是要“两条腿”走途，也便是说，正在实行电子版文献归档的同时，必需同时保管一份纸质档案。由于当办公主动化体系的任职器发作障碍时，很容易遗失数据，一朝形成数据遗失，档案部分的牺牲就不成补充了。

文献的立卷归档管事首要正在办公室。办公室的文书、秘书要巩固正在公函处置进程中的职守心，升高对立卷归档管事的剖析，唯有办公室对这项管事珍视了，才会巩固这方面的办理，包管文献处置的每一个症结都不减少。

综上所述，公函处置是一项必要高度全心担负的管事，它既必要办公室的管事职员严谨谨慎，苛峻办理，又必要与众个部分巩固交换，连合互助。一切处置流程症结众，职员广，但只须抓好了办公室审稿、部分阅文、办公室归档这三个首要症结，就能让每一个症结都丝丝相扣不脱离，大大升高公函处置的质料，自然也就能擢升办公室的合座管事水准。